Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Raison sociale : [À COMPLÉTER]
• Adresse : [À COMPLÉTER]
• Email : contact@vocta.fr

Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de Vocta, les catégories de données suivantes peuvent être collectées :

Glossaire personnel. Vous pouvez enregistrer dans vos paramètres une liste facultative de noms propres, de raisons sociales et de termes techniques (un par ligne), afin que Vocta les orthographie correctement dans vos documents. Cette liste est saisie librement par vous : elle peut contenir des noms de personnes, notamment de vos clients ou de tiers. Nous vous recommandons de n'y inscrire que les noms strictement utiles à l'orthographe, sans données sensibles (santé, opinions, condamnations…) ni phrases. Si vous y inscrivez des noms de vos clients, vous restez responsable de ces données à l'égard de ces personnes ; Vocta les traite uniquement pour votre compte, pour l'usage décrit ci-dessous.

Si vous avez renseigné un glossaire, ses termes sont transmis, à chaque dictée, au sous-traitant qui la traite (Mistral AI, ou Google pour les cas indiqués, voir « Sous-traitants »), dans l'Union européenne : d'abord avec l'audio pour la transcription, puis avec le texte pour l'analyse et, si nécessaire, pour la mise en forme du texte. Ils servent uniquement à orthographier correctement cette dictée, dans les mêmes conditions de traitement que vos dictées.

Le glossaire n'est pas joint aux e-mails que Vocta vous envoie et n'est pas destiné à figurer dans votre document : ses termes ne servent qu'à orthographier ceux que vous prononcez. Relisez toujours votre document avant de l'utiliser. Vous pouvez consulter, corriger ou effacer votre glossaire à tout moment depuis vos paramètres. Il est supprimé de la base de données lorsque votre compte est supprimé (bouton « Supprimer mon compte » de vos paramètres, ou demande à contact@vocta.fr).

Photos de dictée. Réservées aux offres Solo et Pro, les photos que vous prenez ou importez pendant une dictée sont associées à leur position dans l'enregistrement et à une légende facultative que vous saisissez librement : une donnée non fiable, comme le glossaire. Ces photos peuvent montrer des personnes, des plaques d'immatriculation ou des lieux identifiables. Nous vous recommandons d'éviter les visages et toute donnée sensible, et de limiter la légende aux informations utiles au compte rendu. Si vos photos montrent des personnes identifiables, vous restez responsable de ces données à l'égard de ces personnes ; Vocta les traite uniquement pour votre compte, pour l'usage décrit ci-dessous.

Les métadonnées EXIF et de géolocalisation de chaque photo sont retirées avant son enregistrement sur nos serveurs et avant tout envoi à Google, de façon systématique côté serveur (et, la plupart du temps, déjà côté navigateur lors de la réduction de la photo avant envoi).

Chaque photo, avec sa légende et son repère temporel dans la dictée, est transmise à notre sous-traitant Google (Vertex AI, voir « Sous-traitants »), dans l'Union européenne, à l'étape d'analyse de votre dictée, en même temps que le texte transcrit.

Les photos originales sont stockées sur nos serveurs en France (OVH) et supprimées du disque juste après la génération de votre document, y compris en cas d’erreur de traitement — la même règle que pour les fichiers audio importés avec les offres Free et Solo. Si le traitement est interrompu de façon anormale (panne du serveur), un nettoyage automatique de sécurité les supprime ensuite, dans un délai pouvant atteindre quelques heures. Elles restent toutefois incorporées dans les documents Word et PDF générés : ces documents, photos comprises, sont conservés selon la durée prévue par votre offre (15 jours en Solo, 30 jours en Pro) et envoyés par e-mail en pièces jointes aux destinataires de la dictée. Les photos sont supprimées avec la dictée, que ce soit manuellement, par le nettoyage automatique selon votre offre, ou à la suppression de votre compte.

Enregistrement de réunions. Lorsque vous enregistrez une réunion, sur place ou en visio, les voix des participants sont des données personnelles. Vous devez les informer avant de démarrer l'enregistrement : Vocta vous le rappelle par une case à cocher à chaque fois. Vous restez responsable de ces données à l'égard des participants ; Vocta les traite uniquement pour votre compte, pour produire la transcription et le compte rendu. Les prises de parole sont séparées sans être attribuées à des noms. En visio, seul le son est capté, jamais l'image. L’enregistrement reste sur votre appareil jusqu’à ce que le document soit prêt ; sur nos serveurs, l’audio est conservé chiffré pour une durée limitée, comme celui des dictées (voir ci-dessous).

Audio de vos enregistrements. L’audio que vous enregistrez avec le dictaphone de Vocta (dictée, réunion sur place ou visio) est conservé sur nos serveurs, chez OVH en France, chiffré (AES-256). Il est gardé 24 heures avec l’offre Free, 7 jours avec l’offre Solo et 15 jours avec l’offre Pro, puis supprimé automatiquement dans l’heure qui suit ; pour l’offre Entreprise, la durée peut être fixée pour votre organisation, ou ramenée à zéro. Cette durée est fixée à l’envoi de la dictée et ne change pas si vous changez d’offre ensuite. L’audio sert uniquement à vous permettre de le réécouter, de le télécharger et de relancer une dictée sans photo dont le traitement a échoué. Vous pouvez le supprimer à tout moment, une fois le traitement terminé, depuis la page de la dictée ; il est aussi supprimé avec la dictée et avec votre compte. Avec l’offre Pro, les fichiers audio que vous importez sont conservés de la même façon que l’audio enregistré. Avec les offres Free et Solo, ils ne sont pas conservés : ils sont supprimés après traitement, y compris en cas d’erreur, tout comme l’audio des dictées reçues par l’API d’intégration.

Formulaire de contact Entreprise. Les informations que vous saisissez (nom, société, e-mail, taille d'équipe, message) nous sont envoyées par e-mail pour répondre à votre demande. Elles ne sont pas enregistrées sur le site. Nous conservons cet échange dans notre messagerie le temps du suivi de votre demande, et au plus 3 ans après le dernier contact sans suite. Vous pouvez en demander la suppression à contact@vocta.fr.

Finalités du traitement

Sous-traitants

Vocta fait appel aux sous-traitants suivants pour le fonctionnement du service :

Option souveraine : pour les comptes ayant activé cette option (facultative), l'ensemble du traitement IA de la dictée (transcription, mise au propre, compte rendu) est confié à notre sous-traitant Mistral AI, sur des serveurs situés en France, sans aucun appel à Google ni à ses services d'intelligence artificielle.

Les e-mails de Vocta (documents de vos dictées, invitations, demandes de contact) partent de notre propre serveur de messagerie, hébergé chez OVH en France : aucun prestataire d'envoi d'e-mails supplémentaire n'intervient.

Entreprises clientes

Partage avec l'outil d'une entreprise cliente. Lorsqu'une entreprise cliente le demande, Vocta peut transmettre à son propre outil de gestion les dictées terminées de ses membres actifs : transcription, compte rendu, documents Word et PDF, photos comprises. La transmission passe par une clé d'accès réservée à cette entreprise et limitée à son serveur. L'entreprise devient alors responsable de la copie qu'elle conserve, de sa durée de conservation et de qui la consulte. Un membre désactivé n'est plus transmis. Les membres sont informés dans l'application.

Durée de conservation

Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit de suppression : demander l'effacement de vos données personnelles. Vous pouvez aussi supprimer vous-même depuis votre espace l’audio d’une dictée, à tout moment une fois le traitement terminé, la dictée entière, ou votre compte (bouton « Supprimer mon compte » de vos paramètres).
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
• Droit à la limitation : demander la suspension du traitement de vos données dans certains cas.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande par email à contact@vocta.fr. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Sécurité

Vocta met en place les mesures techniques suivantes pour protéger vos données :

• Chiffrement des communications via HTTPS/TLS sur l'ensemble du site et de l'API.
• Audio conservé chiffré (AES-256-GCM) au repos ; il ne se télécharge que depuis votre compte, sans lien public.
• Mots de passe hashés avec bcrypt (jamais stockés en clair).
• Accès serveur restreint par clé SSH uniquement (aucun accès par mot de passe).
• Base de données non exposée sur Internet (accès local uniquement).
• Pare-feu actif (UFW + fail2ban) sur les serveurs d'hébergement.

Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

• CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Site web : www.cnil.fr
• Téléphone : 01 53 73 22 22